整体院・整骨院に予約システムは必要？メリット・デメリット・選び方

ネット予約のできない整体院・整骨院・鍼灸院は、選ぶ人が減っていることをご存じでしょうか？予約システムを導入すると、日々の予約管理業務の負担を減らせるのはもちろん、新規顧客の獲得へと繋げることができます。

とはいえ、予約システムといってもその種類は多く、何をどのように選んだらいいのか悩んでしまいますよね。

そこで今日は、導入に悩んでいる方に向けてメリット・デメリットを始め、無断キャンセルが増えるのではないかといった疑問、失敗しない選び方についてまとめて解説します。この記事を参考に、自院にぴったりの予約システムを見つけてみてください。

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導入のメリット

ネット予約は予約をする側も受ける側も、さまざまなメリットがあります。業務を見直して効率化を図りたい方や集客数を増やしたい方は、次の4つの理由から取り入れるべきといえるでしょう。

ネットからの新規が10～20％増える

広告費・ホームページは変えず、ネット予約を導入するだけで、新規の集客数を約10～20%増やすことができます。この数値は適当なものではなく、当社の治療院専門・予約システム「コックピット」を元にしたデータです。

その理由として、施術中や営業時間外の夜中など、電話対応ができない時間帯の予約需要の取りこぼしを防げることと大きく関係しています。ネット予約という選択肢を増やすだけで患者さんの利便性が上がり、機会損失を防げるのであれば、導入しない手はありません。

自動予約で業務を効率化できる

LINEなどSNSのダイレクトメッセージでは、予約確定までに患者さんと何度もやり取りしなくてはなりません。また、電話予約では常に対応できるスタッフの配置が必要だったり、一人治療院の先生だと、施術中の電話対応に困ることもあるでしょう。

予約システムを導入すれば、24時間365日自動で受付・顧客情報の管理が可能なため、事務作業の手間を減らして時間短縮を図ることができます。また、施術に集中できることで顧客の満足度にも繋がるほか、予約日を知らせる「リマインドメール」を活用すれば、ドタキャンやうっかり忘れを効率的に防ぐこともできます。

人為的なミスが減る

予約件数が増えてくると、手入力では記入漏れや聞き間違いにより、人為的なミスが発生しやすくなります。また、スケジュールの確認漏れでダブルブッキングを起こせば、顧客からの信頼を失いかねません。

予約システムを導入することで、顧客情報・施術のメニュー・過去の予約履歴などを一括管理できます。患者さん自身も空き枠がひと目でわかるため、予約の度にスケジュール調整を行う手間を双方失くすことができるのが魅力です。

リピーター獲得により売上の増加

ネット予約は利用者の待ち時間によるストレスを減らし、スムーズな受診が可能になります。予約を受ける側も1日のスケジュールを把握しやすいため、時間に余裕をもって施術できることで顧客の満足度が高まり、再来院へと繋がります。

またリピーター施策では、クーポン配信やメッセージ送付を自動化することもできます。例えば、土日と比べて平日や夕方はガラガラでもったいないといった場合は、「平日限定」「○時以降限定」といったクーポンを配布することで、予約のスキマを埋めて自院の生産性をアップすることが可能です。

導入のデメリット

ネット予約は便利ですが、多少なりともデメリットが存在します。導入してから後悔しないように、しっかりと理解したうえで検討することも大切です。

初期費用・月額料金がかかる

いずれの予約システムを選んでも、全ての機能が無料で使えるものはありません。導入の際は、初期費用や月額料金が発生します。

料金形態はシステムによって異なるため、事前に確認してから検討しましょう。「無料体験」や「お試しプラン」のあるサービスで、実際に使用感を試してから始めると安心です。

操作に慣れるまで時間が必要

今まで紙で顧客管理をしていた方は、パソコンの操作やシステムの運用に戸惑ってしまうこともあります。また、従業員が予約システムを扱う場合、操作を覚える必要があるため、慣れるまでに時間も必要です。

先ほどもお伝えしましたが、予め無料体験でデザイン等が使いやすいか確認しておきましょう。また、操作に困った際のサポート体制が万全なツールを選んでおくことが大切です。

どんな患者さんが来るのかわからない

ネット予約では、来院する患者さんがどんな方なのかわからないのも欠点の1つです。電話や対面予約では、声のトーンや口調から顧客の様子を掴むことができます。

しかし、ネット予約でわかることは顧客が入力した情報のみです。患者一人一人に合わせた施術をするためには、円滑なコミュニケーションスキルが求めらることも念頭に置いておきましょう。

無断キャンセルが増えるって本当？

結論からいうと、予約システムを導入したからといって必ずしも無断キャンセルが増えるわけではありません。ネット予約はインターネット上で予約ができる反面、気軽にキャンセルもできることから、予約システムを導入すると無断キャンセルが増えるといった情報を目にすることがあります。

しかし、当社の予約システムを導入している先生は、以前よりもキャンセルが減ったと仰ります。その理由は、顧客自身が自分の都合で予約を取っていることと関係しています。

例えば電話でのやり取りの場合、患者さんが希望する日に予約が埋まっていたら、空いてる別日を提案する形になります。患者さんはその場で返答しなければならず、無理して都合を合わせることもあるでしょう。

希望日に沿わない不本意な予約は、あとからキャンセルに繋がる可能性が高くなります。一方、ネット予約は患者さん都合で空き枠に予約を入れているので、その分無断キャンセルが少なくなるというわけです。

予約システムにはうっかり忘れを防ぐために、予約確定の「確認メール」や「リマインドメール」機能もあります。何より予約の変更やキャンセルも自動の方が楽ですし、患者さんも先生もお互いにストレスがないのではないでしょうか。

予約システム導入に失敗しない4つの選び方

ここまでの話を聞いて、予約システムを使ってみたいと感じた先生もいるかと思います。選ぶ際に失敗しないためにも、導入前にチェックしてほしい4つのポイントについてご紹介します。

完了までのタップ数が少ないものがベター

予約システムを比較するときは、予約完了までのタップ数が極力少ないものを選びましょう。つい管理者側の使いやすさにばかり目がいきがちですが、利用者にとって不便だったら意味がありません。

タップ数は増えれば増えるほど時間や手間がかかり、面倒になると離脱されてしまいます。予約ボタンなどのデザインがひと目でわかりやすく、パソコン操作に不慣れな人も簡単に使いこなせるか、患者さんが使いやすいシステムを選ぶことが重要です。

導入にかかる費用を検討

予約システムはプランによって価格帯が異なりますが、標準的なプランで初期費用は数万円、月額料金で数千円～数万円が一般的です。利用料の安いプランの場合、予約件数や一部機能に制限が設けられていることがあります。

求めるサービスに合わせて費用は妥当か、月々の支払いが負担にならないかをしっかり吟味しましょう。

必要な機能・カスタマイズ性を考える

整体・接骨・鍼灸の場合、業種に適した予約システムになっているかも重要です。例えば、ある程度施術時間が決まっている治療院では、カレンダー予約だけではなく、時間枠のなかから日時を選択できると便利です。

メッセージ機能がカスタマイズできれば、事前に患者さんの状態を把握するのに役立ちます。予約システムはそれぞれ特徴が異なるため、自分の院のスタンスを明確し、ぴったりの予約サイトを見つけましょう。

セキュリティ対策が万全

整体院・整骨院・鍼灸院では、患者さんの氏名・住所・連絡先といった個人情報を始め、健康状態まで記録します。不正アクセスなどにより、顧客情報が第三者に漏洩しないよう、セキュリティ対策が万全であるシステムを選びましょう。

予約システムで業務の効率化＆新規数をアップさせよう！

今やネット予約システムがあるのは当たり前の時代です。予約システムを導入することで日々の予約受付業務が短縮でき、新規顧客の獲得を伸ばすことができます。

導入の際は先生が使いやすいことのはもちろんですが、患者さんがストレスなく使えるどうかを重視して選びましょう。ぜひ、今日ご紹介した選び方を参考に、自社に合った予約システムを見つけてみてください。

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