【治療院の経理】売上台帳の記録方法｜売上や現金の管理方法も解説

治療院を経営する上で、入出金を管理する経理事務は大切な仕事です。経理事務の1つである売上台帳の記録について、どのような書き方が正しいか分からない人も多いのではないでしょうか。

売上台帳は月々の売上を記録する帳簿であるため、日付や数字などを間違えることなく、正確に記載しなければなりません。

今回は治療院における売上台帳の記録方法と、売上目標の設定方法、現金管理方法などについて解説します。治療院の経理事務について不安を感じている人は、ぜひ参考にしてください。

治療院の経理で記録するべき「売上台帳」とは

売上台帳とは、売上に関する情報を記録する帳簿のことです。事業における売上は金額だけを指すことが多いものの、売上台帳では「いつ・誰に販売したか」など、より詳細な情報を記録します。治療院の経理で売上台帳に記録するべき内容は、主に下記の4点です。

売上台帳を作成することで、経営者は売上に関する情報をリアルタイムに把握することができます。月ごとの売上比較や、決算報告書作成で売上額を記載する際に、売上台帳は役立つ帳簿です。

売上台帳の作成方法

売上台帳の作成方法は、下記の3通りがあります。

いずれの方法でも、売上台帳としての機能に問題はありません。ここでは、サンプルの表で、売上台帳の書き方を紹介します。

【売上台帳のサンプル】

売上台帳を作成する際の注意点

ここでは、売上台帳を作成する際の注意点を2つ紹介します。

・書き漏れに注意する

売上台帳は正確な情報を記録する必要があるため、販売情報の書き漏れには注意してください。売上台帳は助成金や給付金申請の際に提出する書類であり、税務調査時にもチェックが行われます。

あとになって書類の不備を指摘されないためにも、書き漏れや計上漏れなく作成することが大切です。

・売上の不正計上は行わない

「受取金額を実態より少なく書く」など、売上の不正計上は絶対に行わないようにしましょう。売上額の調整により税額を減らそうとする行為は、脱税に該当します。不正計上は露見すると加算税を課されてしまう、高いリスクを伴う行為です。

治療院における売上目標の設定方法

売上台帳に毎月の売上内容を記録することは、売上目標を達成するために必要なプロセスです。ここでは、治療院における売上目標の設定方法を解説します。

売上目標の設定に必要なポイントは、「固定費」「利益」「変動費」の3つについて具体的な金額を求めることです。それぞれの金額について、どのように求めるかを見てみましょう。

●固定費

まず、治療院にかかる「固定費」を明確にしましょう。固定費とは経営する上で必要となる経費であり、治療院では主に下記の費用が固定費に該当します。

●利益

次に、治療院の経営を通して得たい「利益」を明確にします。個人事業主の場合は所得税が事業所得に対して最大45%、法人の場合は法人税がおおよそ40%かかるため、税金分も含めて利益を決めてください。

●変動費

商品やサービスを販売する上で、「変動費」が発生します。変動費とは原材料の仕入れ価格などであり、治療院であればはり・きゅうなどの業務用品や、衛生用品などが該当する項目です。

最後に、3つの金額を合算することで、売上目標として設定できる金額が求められます。計算式として簡単に表すと、下記の通りです。

売上目標＝固定費＋利益＋変動費

たとえば年間の固定費が400万円、利益が250万円、変動費を100万円とした場合、年間の売上目標は750万円となります。1年の月数である12で割ることで、1か月あたりの売上目標を設定することが可能です。

治療院における売上の計上時期

治療院における売上の計上時期は、2パターンがあります。1つは入金があったタイミングで計上する方法であり、もう1つは施術した月の末日に計上する方法です。

・入金があったタイミングで計上する

入金があったタイミングで計上する場合、窓口などで施術料金を受け取った日に売上として計上します。入金を確認してそのまま売上として記録するため、現在の売上額をリアルに把握できることが特徴です。

ただし、治療院における施術料金は窓口で全額受け取れるとは限りません。治療院が行う施術の中には、全額が患者負担分となる自由診療と、保険が適用される保険診療があるためです。

保険診療の施術料金は、窓口で患者さんから直接受け取るお金と、保険請求分に分けられます。保険請求分は保険請求団体などへ請求した数か月後に入金されることがあり、入金があったタイミングでの計上は行えません。

しかし、決算月には決算対象月の保険請求額も計上しなければならず、未収入分であっても計上する必要があります。結果として決算報告書を修正する必要があり、経営上の手間がかかる方法です。

・施術した月の末日に計上する

施術した月の末日に計上する方法では、保険請求団体への請求分を施術した月の末日で計上します。窓口で直接受け取る金額と、保険請求分が同じタイミングで計上できるため、決算報告書を修正する手間が発生しない方法です。

治療院の売上を管理する上で、売上の発生時期と計上時期は一致していたほうが経理処理しやすくなります。そのため、治療院における売上の計上時期としては、施術した月の末日に計上する方法がおすすめです。

治療院における現金の管理方法と現金出納帳

治療院の経理事務において、売上の管理と同じく重要なものが、手元にある現金の管理です。現金出納帳を作って、現金の入出金を記録・管理しましょう。

●現金出納帳の記録方法

ここでは、現金出納帳の簡単な例を紹介して、記録方法を解説します。

●売上金の管理方法

売上金が手元にあると、現金出納帳で管理している現金と混同しやすいため、注意してください。売上金を銀行口座へ入金して、手元の現金とは区別するように心がけましょう。

まとめ

治療院の経理では、売上台帳で売上発生の日付・患者氏名・施術内容・金額などを記録・管理する必要があります。売上台帳は売上目標の設定や、売上の計上・決算とも関連しているため、正しい情報を記録しましょう。

売上台帳や現金出納帳は紙や表計算ソフトでも作成できるものの、管理が煩雑となってしまいます。簡単に必要な情報を入力できる、治療院の顧客管理・経理事務に便利なツールである「コックピット」を使用してはいかがでしょうか。